「申し訳ない」の言い換え

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どちらも広く使われており、社外文書では「ございません」のほうが格が上がります。

「申し訳ない」で一つの形容詞だから「ない」だけを「ございません」に替えるのは誤りだ、という指摘もありますが、

文化庁『敬語の指針』はこの語について何も述べていません。

参考になるのは同じ構造を持つ「とんでもございません」への扱いで、

指針は同じ理屈で誤りとされてきたこの形について「現在では、こうした状況で使うことは問題がない」と明記しています。

同じ論法が「申し訳ございません」にも当てはまるかどうかは指針が直接述べていないため、ここは推論です。

実務上は、広く定着している以上どちらを使っても差し支えありません。

相手に手間や厚意を受けたことへの恐縮としての用法は、日本語として定着しています。

『敬語の指針』も、同僚に仕事を頼むときの前置きの例として

「忙しいところ申し訳ないけど」を挙げており、この場合の「申し訳ない」は

詫びではなく、相手に負担をかけているという自覚の表明として働いています。

ただし文字だけのメールでは詫びと読まれる余地が残るため、

社外には「恐れ入ります」「恐縮ですが」を選ぶほうが誤解が少なくなります。

指している気持ちはほぼ同じで、使われ方が違います。

「恐れ入ります」は単独で礼や恐縮の返答として成立し、口頭でも自然です。

「恐縮です」は「〜で恐縮ですが」「〜となり恐縮ですが」のように、

前置きや理由と組み合わせて使われることが多く、単独で置くとやや素っ気なく響きます。

文書では「恐縮に存じます」の形にすると収まります。

そのとおりです。相手の厚意が自分の立場に対して過分であることを述べる語なので、

日常の業務対応に使うと、恐縮の度合いが用件から浮きます。

見舞い・餞別・推薦・弔事など、相手が通常の関係を超えて動いてくれた場面に限ると、

言葉の重みが保たれます。

毎回置くと形骸化し、本当に負担が大きい依頼のときに区別がつかなくなります。

『敬語の指針』は、頼むこと自体が相手に負担をかける行為だという意識を表明することが

配慮になると述べていますが、同時に、

いつも仕事を依頼し合っている関係であれば前置きなしでも十分な場合があるとも書いています。

関係と用件の重さに応じて、置くかどうかを決めてください。

書けますが、順序を分けてください。

非があるなら先に詫びと対処を書き切り、そのうえで相手の厚意に触れる形にします。

「申し訳ございません」と「恐れ入ります」を交互に置くと、

何を詫びていて何に恐縮しているのかが混ざり、責任の所在が読み取れなくなります。